Jak przygotować listę użytkowników na nowy rok szkolny?

W ramach zmian w systemie eŚwietlica.pl metamorfozę przejdzie również sposób zarządzania użytkownikami.

Tak było do tej pory

Zarządzanie użytkownikami realizowane było w module Użytkownicy przez osobę, której nadane zostały odpowiednie uprawnienia przez administratora szkolnego. Użytkownicy dodawani byli ręcznie, za pomocą odpowiedniego formularza.

Tak będzie teraz

Użytkowników nadal będzie można dodawać ręcznie, jednak dla zapewnienia przejrzystości zasad zarządzania systemem będzie mogła to robić osoba z rolą administratora szkolnego (więcej o rolach użytkowników przeczytasz w artykule Role użytkowników w systemie eŚwietlica.pl).

Zarządzanie zostało wzbogacone o możliwość importu pliku zawierającego podstawowe dane o użytkownikach. Odpowiednio przygotowany plik pozwoli na jednorazowe dodanie do systemu wszystkich nauczycieli, którzy powinni mieć konta w systemie.

Jak przygotować plik?

Przygotowanie pliku będzie bardzo proste. Po pierwsze – należy go pobrać (znajdziesz go pod tym tekstem). Pamiętaj aby nie zmieniać jego nagłówka – pierwszy wiersz musi pozostać taki jaki jest w szablonie.

Wszystkie pola pliku są wymagane:

• Imię
• Nazwisko
• Adres email – należy wpisać tu adres email nauczyciela
• Nauczyciel świetlicy – należy wpisać tu informację o tym czy dany użytkownik jest nauczycielem świetlicy – dozwolone wartości dla tego pola to: Tak, Nie, T, N, 1, 0

Adres email będzie wykorzystywany do wysyłania linków umożliwiających utworzenie lub odzyskanie hasła do konta użytkownika, dlatego musi to być adres obsługiwany przez danego użytkownika. Zwróć szczególną uwagę na to pole – drobna literówka skończy się problemami w dostarczaniu wiadomości email.

Pole ’Nauczyciel świetlicy’ w danych użytkownika będzie pozwalało na określenie czy dany użytkownik będzie miał wypełniany tygodniowy plan godzin.

Pamiętać należy, że konta zostaną utworzone dla wszystkich osób umieszczonych w pliku – nawet jeżeli osoba o takim imieniu i nazwisku ma już konto w systemie.

Tak sporządzony plik, zapisany w formacie XLSX (to bardzo ważne – system nie będzie przyjmował plików XLS – formatu Excel sprzed wersji 2007) będzie można następnie wczytać do systemu i pominąć tym samym proces ręcznego wprowadzania danych podstawowych o użytkownikach.

Administratorze – utwórz konta wszystkim nauczycielom!

W ramach zmian dostosowujących system do jednego z wymogów RODO usunięta została możliwość zapisania na listę osób opiekujących się uczniami w świetlicy „Innego nauczyciela”. W związku z tym konta w systemie powinni mieć utworzone wszyscy nauczyciele, którzy nawet teoretycznie mogą kiedyś pojawić się w świetlicy. Pozwoli to bezproblemowe działanie nauczyciela w świetlicy, bez konieczności nagłej, pilnej ingerencji administratora szkolnego.

Wczytane… i co dalej?

Po wczytaniu danych z pliku utworzone zostały konta użytkowników, jednak są one nieaktywne. Kolejnym krokiem administratora szkolnego jest wysłanie linków pozwalających na utworzenia hasła przez użytkowników. Odpowiednia opcja znajduje się w podglądzie użytkownika w module 'Użytkownicy’.

Pliki do pobrania

---