System eŚwietlica.pl od 2014 roku stanowi narzędzie wspomagające pracę świetlic szkolnych w wielu szkołach w Polsce. W każdym roku szkolnym rejestrowane są w nim setki tysięcy obecności dzieci w świetlicy, tematy zajęć prowadzonych przez wychowawców, a rok szkolny kończy się archiwizacją dokumentacji w formacie wymaganym przez odpowiednie rozporządzenie ministra.
Rok szkolny 2021/22 jest pierwszym rokiem, w którym wszystkie szkoły będą w pełni obowiązywały przepisy Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2019 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Zgodnie z zapisem §7 ww. rozporządzenia szkoły prowadzące wcześniej dzienniki elektroniczne mają czas na dostosowanie ich prowadzenia do nowych przepisów do dnia 31.08.2021 r.
Zmiany wprowadzone w rozporządzeniu w dużej mierze polegają na określeniu sposobu archiwizacji, który nie był do tej pory określony.
Zapis rozporządzenia w tym zakresie brzmi:
§1 ust. 10) pkt c) po ust. 4 dodaje się ust. 4a i 4b w brzmieniu:
4a. Dokument elektroniczny, o którym mowa w ust. 4 pkt 1, jest zgodny ze schematem, określonym we wzorze zdefiniowanym w formacie XSD, opisującym sposób zapisu danych i informacji, o których mowa odpowiednio w § 2, § 8–13, § 18 i § 20, udostępnionym pod adresem elektronicznym wskazanym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania.
4b. Wydruk, o którym mowa w ust. 4 pkt 1, jest sporządzany na podstawie dokumentu elektronicznego, o którym mowa w ust. 4a, zgodnie z szablonem wizualizacji zdefiniowanym w formacie XSLT, udostępnionym pod adresem elektronicznym wskazanym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej ministra właściwego do spraw oświaty i wychowania.
Na stronach BIP opublikowany zostały wspomniane schematy oraz szablony. Niestety – szablon wizualizacji, o którym mówi rozporządzenie zawiera dane, których nie przewiduje to samo rozporządzenie w zakresie prowadzenia dziennika świetlicy:
§ 9. 1. Szkoła prowadzi dziennik zajęć w świetlicy, w którym dokumentuje się zajęcia prowadzone z uczniami w świetlicy w danym roku szkolnym.
2. Do dziennika zajęć w świetlicy wpisuje się plan pracy świetlicy na dany rok szkolny, imiona i nazwiska uczniów korzystających ze świetlicy, oddział, do którego uczęszczają, i tematy przeprowadzonych zajęć oraz odnotowuje się obecność uczniów na poszczególnych godzinach zajęć. […]
Szablon wydruku dziennika świetlicy zgodnie z informacją opublikowaną w BIP na stronie ministra wygląda następująco:
Dane przetwarzane w systemie eŚwietlica.pl nie zawierają daty urodzenia, miejsca urodzenia oraz adresu zamieszkania dziecka. Nie wymusza on również podawania danych rodziców.
Jednym z założeń systemu eŚwietlica.pl podczas jego tworzenia było zachowanie zgodności z jednym z podstawowych założeń RODO jakim jest brak nadmiarowości danych. Drugim najważniejszym wymogiem było zachowanie zgodności z rozporządzeniem ministra.
Wprowadzenie do ogłoszonego szablonu wydruku danych, które nie mają być odnotowane w dzienniku (§9 Rozporządzenia) jest wewnętrznie sprzeczne, jednak obowiązujące.
Podsumowując: przygotowanie archiwizacji danych z systemu eŚwietlica.pl zgodnie z wymogami określonymi przez ministra w kolejnym roku szkolnym jest niemożliwe.
W związku z tym jesteśmy zmuszeni do zaniechania używania sformułowania „Dziennik elektroniczny świetlicy szkolnej”. Od roku szkolnego 2021/22 system eŚwietlica.pl będzie funkcjonował jako system elektronicznego wspomagania pracy świetlicy, nie będzie jednak spełniał wymogów stawianych przez rozporządzenie elektronicznemu dziennikowi świetlicy.
Nie zmieni się zakres funkcji oferowanych przez system, będzie on stopniowo rozwijany udostępniając nowe mechanizmy wspomagające w zakresie obecności, tematów zajęć. Będzie również udostępniał możliwość eksportu danych do ich ewentualnego wykorzystania w innych systemach informatycznych (wykorzystanie ich w tych systemach będzie uzależnione od technicznych możliwości innych firm).