dokumety-642x300

Dokumentacja, jaka musi być prowadzona przez świetlicę szkolną określona jest w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji.

Należy zwrócić szczególną uwagę na to, że obowiązujące w Polsce przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych pozwalają na przetwarzanie danych bez uzyskania specjalnej zgody zainteresowanego jedynie w zakresie niezbędnym do realizacji zadań wynikających z innych przepisów. W przypadku świetlicy zakres danych koniecznych do prowadzenia dziennika wymieniony w rozporządzeniu jest bardzo wąski (imię, nazwisko oraz oddział, do którego uczęszcza uczeń), czyli przetwarzanie danych w szerszym zakresie wymaga uzyskania zgody rodzica.

Jednak prowadzenie tylko dziennika nie zapewni danych niezbędnych do sprawowania prawidłowej opieki świetlicowej. Dlatego w eŚwietlicy znajduje się miejsce na dane zawarte na karcie zapisu dziecka do świetlicy takie jak osoby uprawnione do odbierania dziecka oraz informacja o możliwości samodzielnego wyjścia ze świetlicy, dane kontaktowe opiekunów czy informacje o uczuleniach.

[…]

§ 11. 1. Szkoła prowadzi dziennik zajęć w świetlicy, w którym dokumentuje się zajęcia prowadzone z uczniami w świetlicy w danym roku szkolnym, w tym zajęcia opieki świetlicowej, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r. poz. 191). W dzienniku zajęć w świetlicy należy dodatkowo odnotować, że przeprowadzenie zajęć stanowi realizację zajęć, o których mowa w art. 42 ust. 2 pkt 2 lit. a ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. – Karta Nauczyciela.

2. Do dziennika zajęć w świetlicy wpisuje się plan pracy świetlicy na dany rok szkolny, imiona i nazwiska uczniów korzystających ze świetlicy oraz oddział, do którego uczęszczają, a także tematy przeprowadzonych zajęć, oraz odnotowuje się obecność uczniów na poszczególnych godzinach zajęć. Przeprowadzenie zajęć wychowawca świetlicy potwierdza podpisem, z zastrzeżeniem § 22 ust. 5.

[…]

§ 22. 1. Dzienniki, o których mowa w § 3, 10–14, 19 i 21, mogą być prowadzone także w formie elektronicznej; dzienniki prowadzone w formie elektronicznej są zwane dalej „dziennikami elektronicznymi”.

2. Za zgodą organu prowadzącego przedszkole, szkołę lub placówkę, dzienniki, o których mowa w § 3, 10–14, 19 i 21, mogą być prowadzone wyłącznie w formie elektronicznej.

3. Prowadzenie dziennika elektronicznego wymaga:
1) zachowania selektywności dostępu do danych stanowiących dziennik elektroniczny;
2) zabezpieczenia danych stanowiących dziennik elektroniczny przed dostępem osób nieuprawnionych;
3) zabezpieczenia danych stanowiących dziennik elektroniczny przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą;
4) rejestrowania historii zmian i ich autorów;
5) umożliwienia bezpłatnego wglądu rodzicom do dziennika elektronicznego, w zakresie dotyczącym ich dzieci.

4. System informatyczny służący do prowadzenia dzienników elektronicznych powinien umożliwiać eksport danych do formatu XML oraz sporządzenie w formie papierowej dzienników, o których mowa w § 3, 10–14, 19 i 21.

5. W przypadku prowadzenia dzienników, o których mowa w § 3, 10, 11, 13 i 21, wyłącznie w formie elektronicznej, wpisanie przez nauczyciela w dzienniku elektronicznym tematu zajęć, o których mowa w § 3 ust. 2, § 10 ust. 3 i 5, § 11 ust. 2, § 13 ust. 3 i 5 oraz § 21 ust. 2 i 3, jest równoznaczne z potwierdzeniem przez nauczyciela przeprowadzenia tych zajęć.

§ 23. W terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego, a w przypadku szkół policealnych dla młodzieży oraz szkół dla dorosłych – w terminie 10 dni od dnia zakończenia semestru, dane stanowiące dziennik elektroniczny zapisuje się na informatycznym nośniku danych, według stanu odpowiednio na dzień zakończenia roku szkolnego oraz na dzień zakończenia semestru, w sposób zapewniający możliwość:
1) sprawdzenia integralności danych stanowiących dziennik elektroniczny przez zastosowanie podpisu elektronicznego, o którym mowa w art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2013 r. poz. 262);
2) weryfikacji podpisu elektronicznego lub danych identyfikujących;
3) odczytania danych stanowiących dziennik elektroniczny w okresie przewidzianym dla przechowywania dzienników, o których mowa w § 3, 10–14, 19 i 21.

[…]